Cómo Pasar la Asistencia en Reuniones de Microsoft Teams

Este artículo se enfoca en proporcionar una guía paso a paso para llevar a cabo la tarea de pasar lista durante una reunión Teams utilizando herramientas integradas en Microsoft Teams y sus extensiones.

A continuación, se detallará cómo realizar esta tarea, comenzando por acceder al menú de aplicaciones y seleccionar "Forms" para crear un formulario destinado a recopilar asistencia.

¿Qué es pasar lista en Microsoft Teams?

La asistencia a una reunión es un aspecto importante de cualquier evento de trabajo, ya sea para discutir proyectos en curso o simplemente para mantener a todos al día sobre lo que está sucediendo dentro del equipo. En las reuniones virtuales de Microsoft Teams, pasar lista implica recopilar la información de asistencia de los participantes.

Pasar lista en Microsoft Teams es sencillo y puede ser realizado directamente desde la propia aplicación Teams durante una reunión teams. De esta manera, puedes verificar quiénes están presentes y qué información necesitas recoger para tu evento o reunión específica.

Requisitos previos para pasar lista en Microsoft Teams

Antes de poder pasar la asistencia en una reunión de Microsoft Teams, es necesario tener un formulario Teams configurado y listo para usar. Este formulario servirá como herramienta para recopilar información sobre la asistencia de los participantes.

Para empezar, asegúrate de que el Teams se encuentre abierto y seleccionada la pestaña correspondiente a la reunión en cuestión. Luego, accede al menú "Más" en el encabezado de la pantalla y busca la opción para abrir un formulario Teams.

Ponerse en contacto con el administrador de la cuenta de Microsoft Teams

Si tienes problemas para pasar lista o acceder al formulario de asistencia dentro de tu reunión Teams, es posible que necesites ayuda del administrador de la cuenta. El administrador puede verificar la configuración y los permisos de usuario para asegurarse de que todo esté en orden.

Puedes contactar con el administrador de la cuenta mediante un mensaje de correo electrónico o a través de una llamada telefónica. Es importante ser claro sobre el problema que enfrentas, como "No puedo acceder al formulario de asistencia durante mi reunión Teams" o "Necesito ayuda para pasar lista en tiempo real".

El administrador puede entonces investigar y resolver cualquier problema técnico o configuración incorrecta. Es posible que también necesiten verificar la compatibilidad con las aplicaciones específicas, como Forms, o revisar los permisos de usuario para asegurarse de que tienes acceso a todo lo necesario.

Al comunicarte con el administrador, es útil proporcionar detalles sobre lo que estás haciendo y qué error estás experimentando. Esto ayudará al administrador a entender mejor el problema y tomar medidas para resolverlo de manera efectiva.

Crear un formulario para recopilar información sobre asistencia

Si deseas crear un formulario personalizado para tu reunión Teams, puedes hacerlo de la siguiente manera:

Primero, abre la aplicación "Forms" desde el menú de aplicaciones en Microsoft Teams o ve a www.forms.microsoft.com y haz clic en Iniciar sesión con una cuenta Microsoft.
Ahora puedes crear un nuevo formulario para recopilar información sobre asistencia. Puedes agregar preguntas y campos según sea necesario.

En la página "Crear formulario", selecciona el tipo de pregunta que desees: texto, opciones múltiples o flecha única.
Una vez que hayas agregado todas las preguntas, puedes hacer clic en "Guardar" para guardar tu formulario. Puedes compartir el enlace con los participantes de tu reunión Teams.

Enviar el formulario a los participantes

Una vez que hayas creado y personalizado tu formulario de Teams, es hora de enviarlo a los participantes de la reunión. Para hacer esto, necesitarás abrir la aplicación Forms dentro de Microsoft Teams. Puedes encontrarla en el panel de navegación lateral, bajo la sección "Más aplicaciones".

Una vez que estés en la pantalla del formulario, haz clic en el botón "Enviárselo" o "Compartir con otros", dependiendo de tu versión de Teams. Esto te permitirá seleccionar a los participantes de la reunión y enviarles el formulario Teams.

Al enviar el formulario, asegúrate de que estés utilizando la versión más reciente del aplicativo para evitar posibles conflictos o errores en la comunicación con los usuarios.

Recuerda que es importante dar instrucciones claras a los participantes sobre cómo completar y enviar el formulario Teams, especialmente si es una reunión virtual o si algunos de ellos no están familiarizados con las herramientas digitales.

Configurar las opciones de asistencia en Microsoft Teams

Pasar asistencia en una reunión es tan sencillo como configurar algunas opciones en el formulario Teams. Primero, necesitarás abrir la aplicación Forms y seleccionar la opción para crear un nuevo formulario. Luego, puedes agregar preguntas y campos según las necesidades de tu reunión.

Una vez que hayas creado tu reunión Teams, es hora de configurar las opciones de asistencia. Puedes hacer esto al ir a la sección "Configuración" del meeting y seleccionar la opción para "Opciones de asistencia". Desde allí, puedes decidir cómo deseas recopilar información sobre la asistencia, como mediante un formulario Teams o una encuesta.

Ponerse en contacto con los participantes y solicitar que se registren

Antes de pasar la asistencia en una reunión de Microsoft Teams, es importante comunicarse con los participantes y pedirles que se registren para la reunión teams. Esto puede hacerse a través del chat o mediante un correo electrónico. Se puede solicitar a los participantes que tengan un formulario preparado previamente.

Algunos pasos para comunicarse con los participantes pueden incluir:
* Enviar un mensaje de chat o correo electrónico preguntando si están listos para la reunión teams y si tienen algún problema.
* Asegurarse de que todos los participantes tengan acceso a las herramientas necesarias, como el Formulário Teams
* Pedirles que hagan clic en "Asistir" o "Participar" en la invitación de reunión teams.

Estos pasos pueden ayudar a garantizar que todos los participantes estén preparados para pasar la asistencia y puedan contribuir de manera efectiva durante la reunión.

Verificar la lista de asistentes

Para verificar la lista de asistentes en una reunión de Microsoft Teams, sigue estos pasos:

1. Dirigirse al icono mostrar conversación y seleccionar extensiones de mensajería.
2. Seleccionar más aplicaciones, luego la aplicación Forms.

Al llegar a esta parte es necesario llenar el formulario para recopilar información sobre asistencia. Luego de llenarlo, eliminamos una opción que se llama "Agregar nueva pregunta" y presionar la opción eliminar.

Este paso es crucial al momento de verificar la lista de asistentes en un reunión Teams. Es importante tener claro cada paso, para evitar confusión durante este proceso.

En la siguiente parte debemos dar clic en siguiente y enviar el formulario para que los participantes puedan responderlo a través del chat.

Es importante recordar que al finalizar el proceso de llenado y envío del formulario Teams aparecerá en el chat el número de participantes en % y numero de respuestas que pasaron lista.

Revisar y ajustar la lista de asistentes según sea necesario

Si deseas revisar o ajustar la lista de asistentes, puedes hacerlo directamente desde el formulario Teams en Microsoft Forms. Una vez que hayas llenado el formulario Teams, puedes regresar a él para agregar o eliminar asistentes.

Recuerda que si necesitas realizar cambios significativos a la lista de asistentes después de que todos los invitados hayan enviado sus votos, es posible que debas cancelar y reimprimir todo el proceso del formulario Teams. Esto podría involucrar reimprimir toda la invitación al reunión Teams.

Sin embargo, si solo necesitas hacer ajustes pequeños a la lista de asistentes después de que hayan enviado sus votos, puedes simplemente revisar y ajustar directamente en el formulario. Es posible que debas contactar con los invitados afectados para comunicar cualquier cambio.

Conclusión

La capacidad de pasar la asistencia en una reunión es crucial para el éxito y la eficiencia de cualquier encuentro. En un reunión Teams, esto se puede lograr utilizando herramientas integradas, como el formulario Teams, para recopilar información de los participantes.

Al utilizar el método descrito anteriormente, se pueden minimizar los inconvenientes asociados con el paso de lista manual y garantizar que todos los asistentes sean registrados adecuadamente. Además, esta función ayuda a mantener la integridad del formulario Teams, asegurando que sea fácil y rápido recopilar información importante.

Este proceso es tan sencillo como abrir la aplicación Forms en la plataforma Microsoft Teams, crear el formulario para pasar lista y enviarlo a los participantes. Al final del proceso, se puede acceder al listado de asistentes completos con solo un clic, lo que facilita el seguimiento y análisis de los datos recopilados.