Buzón de Archivos en Microsoft 365 | Guía y Funcionalidades

En este artículo, nos enfocaremos en la función del Buzón de Archivos dentro del entorno de Microsoft 365, específicamente en cómo funciona y qué beneficios brinda a los usuarios.

La atención principal estará puesta en cómo se pueden almacenar archivos antiguos para tenerlos disponibles con el mismo acceso que al correo principal, incluso llegando a un límite de capacidad similar.

¿Qué es el Buzón de Archivos en Microsoft 365?

El Buzón de Archivos es un recurso adicional disponible dentro del entorno de Microsoft Correo 365 para almacenar mensajes y elementos antiguos, a diferencia del buzón principal. Este espacio se puede utilizar para conservar correos electrónicos importantes o archivos que no son necesarios para el acceso diario.

Algunas de las características clave del Buzón de Archivos incluyen la capacidad de almacenamiento, que es similar al del buzón principal, pero con la posibilidad de configurarlo automáticamente a un tiempo determinado. Esto significa que puedes decidir si los elementos se mueven al Buzón de Archivos después de un cierto período, como 2 años por defecto.

El acceso al Buzon de Archivo es sencillo y está diseñado para ser intuitivo. Puedes acceder desde cualquier lugar a través de la aplicación Microsoft Correo, así como de la versión web de Outlook. Esto te permite revisar mensajes antiguos y recuperar archivos importantes que se habían almacenados en el Buzón de Archivos.

Es importante mencionar que el Buzón de Archivos es una herramienta valiosa para cualquier usuario de Microsoft Correo 365 que busque conservar elementos antiguos y asegurarse de que estén disponibles para su revisión o recuperación cuando sea necesario.

Ventajas y beneficios del Buzón de Archivos

El Buzón de Archivo es una herramienta que te permite almacenar elementos antiguos en un espacio adicional, lo que facilita la organización de tus correos 365. Esto se puede hacer automáticamente o manualmente, dependiendo de las necesidades específicas del usuario.

Entre los beneficios más destacados se encuentran la posibilidad de conservar todos los datos importantes en un lugar único, independientemente de cuándo fueron creados. De esta manera, podrás acceder a ellos con facilidad desde cualquier parte a través de Outlook y Outlook Web.

Además, el Buzón de Archivo te permite mantener una copia integral de tus correos 365, sin tener que preocuparte por la pérdida de información importante debido a cambios o eliminaciones accidentales. Esto es especialmente útil en casos donde se requiere mantener un registro detallado y preciso de las actividades realizadas.

Establecer el Buzón de Archivo también te permite personalizarlo según tus necesidades específicas, como definir la cantidad de tiempo que se mantendrán los elementos archivados. De esta manera, podrás adaptarlo a tu ritmo laboral o personal y así mantener una organización efectiva para tus correos 365.

Configuración y habilitación del Buzón de Archivos

Para activar el servicio de Buzon de Archivo, primero es necesario crear un ticket en el portal SAS para solicitar que se habilite este componente, como se indica a continuación:

1. Inicia sesión en el portal SAS con tu cuenta.
2. Busca y selecciona la herramienta correspondiente para acceder al formulario de soporte técnico.
3. En el campo "Descripción del problema", escribe el siguiente mensaje: Habilitación del Buzón de Archivos en el correo de [Tu nombre de usuario].

En este paso, se indica que la acción debe ser realizada por un administrador, pero si eres propietario del dominio de correos 365, también puedes hacerlo tú mismo.

Para ello, necesitarás acceder al Portal de Administración de Microsoft 365. Selecciona la opción correspondiente a tu dominio en el menú desplegable "Dominios" y luego selecciona "Editar". Finalmente, busca en el panel lateral izquierdo la sección "Recipientes", selecciona tu propio buzón y, al final del menú de acciones que aparecerá sobre él, haz clic en "Buzón de Archivos".

Funcionalidades y características del Buzón de Archivos

El Buzon de Archivo es una característica única en el entorno de Microsoft Correo, que permite a los usuarios almacenar elementos antiguos en un espacio separado, conocido como el Buzon de Archivo. Este buzón tiene una capacidad similar al del buzón principal y se utiliza para conservar correos electrónicos y otros datos importantes de manera organizada.

Con el Buzon de Archivo, los usuarios pueden tener acceso a todos sus datos antiguos desde cualquier parte, utilizando herramientas como Microsoft Correo y Outlook Web. Esto facilita la búsqueda y recuperación de correos electrónicos antiguos, lo cual es especialmente útil para mantener un registro histórico de comunicaciones importantes.

La característica del Buzon de Archivo permite a los usuarios automatizar el proceso de archivado de elementos antiguos o hacerlo manualmente, según sea necesario. En su forma automática, se pueden elegir intervalos de tiempo específicos para que los correos electrónicos sean archivados en el Buzon de Archivos, evitando así la necesidad de intervención manual y facilitando aún más el proceso de archivo y conservación.

Al utilizar el Buzon de Archivo, los usuarios pueden aprovechar beneficios como la posibilidad de conservar todos sus datos importantes en un lugar único y fácilmente accesible.

Acceso y administración del Buzón de Archivos

Para acceder al Buzón de Archivos, debes iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft 365, desde la plataforma Outlook puedes navegar por "Archivos" o puedes acceder directamente a través de la carpeta "Buzon de Archivos". De igual forma si tienes la aplicación configurada en tu escritorio (Microsoft Outlook) puedes encontrarlo allí.

Si deseas administrar el Buzón de Archivos, debes tener permisos de administrador para tu cuenta. Puedes acceder a la herramienta de administración de Microsoft 365 y buscar "Buzon de Archivos" o simplemente puedes ir a la sección de configuración del portal SAS y allí encontrarás una opción para configurar y habilitar el servicio.

Integración con otros servicios de Microsoft 365

El Buzón de Archivos se integra perfectamente con otros servicios de Microsoft 365, permitiendo una experiencia de usuario única y fluida. A continuación, te presentamos algunas de las características clave que aprovechas al unir el Buzón de Archivos a tu correos 365.

Acceso a archivos compartidos desde cualquier lugar

Con el Buzón de Archivos, puedes acceder fácilmente a tus archivos desde cualquier dispositivo y plataforma. Esto se logra gracias a la integración con OneDrive y SharePoint, lo que te permite compartir y colaborar en documentos directamente desde tu correos 365.

Rastreo y auditoría

También es posible rastrear y auditar las acciones realizadas dentro del Buzón de Archivos. Esto se logra mediante la integración con Azure Active Directory (AAD) y Microsoft Purview, lo que te permite tener una visión completa de lo que sucede en tu correos 365.

Así, el Buzón de Archivos ofrece una experiencia completa y fluida dentro del ecosistema de Microsoft 365, aprovechando al máximo las características y funcionalidades de cada servicio.

Guía para la implementación y gestión del Buzón de Archivos

El Buzón de Archivos es una herramienta diseñada para ayudar a las organizaciones a mantener su correo electrónico en orden. Con esta herramienta, se pueden crear un espacio adicional donde almacenar elementos antiguos que no requieren ser accedidos con frecuencia. Esto permite mantener el buzón principal organizado y libre de espacio.

Implementación del Buzón de Archivos

Para implementar el Buzón de Archivos en tu cuenta de Microsoft 365, sigue estos pasos:

• Accede al portal SAS.
• Haz clic en "Tickets" y selecciona la opción correspondiente para solicitar el habilitado de un buzón de archivo.
• Indica los detalles solicitados (tamaño del archivo, cantidad de correos a archivar) y envía el ticket.

Una vez que se haya creado el Buzón de Archivos, podrás empezar a utilizarlo inmediatamente. Recuerda que no es necesario hacer nada adicional, ya que la configuración está activa por defecto para dos años (este período puede ser ajustado según tus necesidades).

Funcionalidades del Buzón de Archivos

El Buzón de Archivos ofrece varias funcionalidades útiles, incluyendo:

• Almacenamiento adicional: El buzón de archivo es un espacio adicional donde puedes almacenar correos electrónicos que no requieren ser accedidos con frecuencia.
• Acceso desde Outlook y Outlook Web: Puedes acceder a tus correos archivados desde cualquier lugar utilizando Outlook o la versión web de la aplicación.
• Conservación de datos importantes: El Buzón de Archivos te permite conservar todos los datos importantes en un lugar único, lo que puede ser útil para el seguimiento de correspondencia y cumplir con requisitos legales.

Conclusión

La implementación del Buzon de Archivos es una herramienta invaluable para administrar y mantener un alto nivel de organización dentro de tu correo electrónico Microsoft 365.

Al acceder a la configuración de tus correos 365, puedes encontrar el apartado dedicado al Buzón de Archivos, donde podrás establecer políticas de retención, configurar notificaciones y supervisar el espacio asignado.

El acceso desde Outlook permite una completa integración con tu cuenta Microsoft, permitiendo una fácil gestión de datos importantes.

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